Pflegegrad beantragen: So gehen Sie Schritt für Schritt vor

Um einen Pflegegrad zu beantragen, genügt ein Anruf bei der Pflegekasse Ihres Angehörigen – ein einziger Satz reicht: „Ich möchte einen Pflegegrad beantragen." Den Rest schickt Ihnen die Kasse zu. Worauf am Ende alles ankommt, ist nicht das Formular, sondern ein Termin: die Begutachtung. Dort schaut sich ein Gutachter an, wie selbstständig Ihr Angehöriger im Alltag noch ist – und genau dieser Termin entscheidet über den Pflegegrad.

Wenn Sie das hier lesen, stehen Sie wahrscheinlich gerade mittendrin. Vielleicht hat sich der Zustand von Mutter oder Vater verändert, vielleicht kam eine Diagnose, vielleicht merken Sie einfach, dass es alleine nicht mehr geht. Das ist viel auf einmal. Atmen Sie kurz durch: Der erste Schritt ist klein, und Sie müssen ihn nicht perfekt machen. Sie sind damit nicht allein – jedes Jahr gehen rund drei Millionen Menschen in Deutschland durch genau dieses Verfahren.

Dieser Ratgeber erklärt Ihnen ruhig und in normalem Deutsch, wie der Weg zum Pflegegrad funktioniert: welche fünf Pflegegrade es gibt, wie der Antrag abläuft, was bei der Begutachtung wirklich zählt – und welcher eine Fehler die meisten Familien Punkte kostet.

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Welche 5 Pflegegrade gibt es?

Seit 2017 gibt es fünf Pflegegrade. Sie lösen die alten „Pflegestufen" ab. Der große Unterschied: Es geht nicht mehr darum, wie viele Minuten am Tag gepflegt wird. Es geht darum, wie selbstständig ein Mensch seinen Alltag noch bewältigt – körperlich und im Kopf. Genau deshalb bekommen heute auch Menschen mit Demenz einen Pflegegrad, die früher leer ausgingen.

Bei der Begutachtung werden Punkte vergeben, von 0 bis 100. Je weniger jemand allein schafft, desto höher die Punktzahl – und desto höher der Pflegegrad:

Verstehen Sie die Punktgrenzen als grobes Raster, nicht als Rechenformel für zu Hause. Niemand erwartet von Ihnen, dass Sie selbst Punkte zusammenzählen. Wichtig ist nur das Prinzip: Bewertet wird, was Ihr Angehöriger NICHT mehr allein kann – nicht, was an einem guten Tag gerade noch klappt. Diesen Satz sollten Sie sich merken, er wird weiter unten noch wichtig.

Mit Pflegegrad 2 beginnt das monatliche Pflegegeld, wenn die Pflege zu Hause durch Angehörige läuft – aktuell 347 Euro, bei höheren Graden mehr. Pflegegrad 1 bringt zwar kein Pflegegeld, aber andere Leistungen, zum Beispiel einen Entlastungsbetrag. Welche Leistung in welcher Höhe genau zu welchem Grad gehört, ist ein eigenes Thema – hier soll es erst einmal um den Weg dorthin gehen.

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Wie läuft der Antrag in 5 Schritten ab?

Der Ablauf ist immer gleich, egal bei welcher Kasse. Fünf Schritte, vom ersten Anruf bis zum Bescheid.

Schritt 1: Antrag stellen – ein Anruf genügt

Rufen Sie die Pflegekasse Ihres Angehörigen an. Die sitzt bei seiner Krankenkasse – die Telefonnummer steht auf der Versichertenkarte. Ein Satz reicht: dass Sie Leistungen aus der Pflegeversicherung, also einen Pflegegrad, beantragen möchten. Sie brauchen dafür keine Diagnose, kein Attest, keine Vorbereitung.

Ein Punkt ist wirklich wichtig, deshalb steht er hier so deutlich: Das Datum Ihres Antrags zählt. Wird der Pflegegrad später bewilligt, zahlt die Kasse rückwirkend ab dem Monat, in dem Sie angerufen haben – nicht erst ab dem Begutachtungstermin. Schieben Sie den Anruf also nicht auf, bis „alles geregelt" ist. Erst anrufen, dann in Ruhe weitermachen.

Tipp aus der Praxis: Notieren Sie sich Datum und Uhrzeit des Anrufs und den Namen der Person am Telefon. Falls etwas hakt, haben Sie es schwarz auf weiß.

Schritt 2: Antragsformular ausfüllen

Nach dem Anruf schickt Ihnen die Kasse ein Formular zu – per Post oder zum Online-Ausfüllen. Das ist überschaubar: Daten der pflegebedürftigen Person, die gewünschte Leistung, manchmal die Frage, wer pflegt. Füllen Sie es aus und schicken Sie es zurück.

Wenn Sie eine Vollmacht für Ihren Angehörigen haben, können Sie das alles für ihn erledigen. Hat er noch keine, ist das auch kein Hindernis für den Antrag – aber es ist ein guter Moment, das Thema Vorsorgevollmacht mitzudenken.

Schritt 3: Die Begutachtung – hier fällt die Entscheidung

Jetzt kommt der wichtigste Teil. Die Kasse beauftragt einen Gutachter, der sich ein Bild macht. Bei gesetzlich Versicherten ist das der Medizinische Dienst (MD), bei privat Versicherten das Unternehmen MEDICPROOF. In der Regel kommt der Gutachter zu Ihnen nach Hause; in manchen Fällen läuft es per Telefon oder Video.

Der Gutachter arbeitet eine feste Liste ab, das sogenannte Neue Begutachtungsassessment (NBA). Dabei schaut er sich sechs Lebensbereiche an:

• Mobilität – Aufstehen, Gehen, Treppen, sich im Wohnraum bewegen
• Kognitive und kommunikative Fähigkeiten – Gedächtnis, Orientierung, Entscheidungen treffen
• Verhalten und Psyche – etwa nächtliche Unruhe, Ängste, Aggressionen
• Selbstversorgung – Waschen, Anziehen, Essen, Toilette (zählt am stärksten)
• Umgang mit Krankheit und Therapie – Medikamente, Arztbesuche, Verbandwechsel
• Alltag und soziale Kontakte – Tagesstruktur, Kontakte pflegen

Nicht jeder Bereich zählt gleich viel. Die Selbstversorgung hat mit 40 Prozent das größte Gewicht. Eine Besonderheit ist wichtig, wenn eine Demenz im Spiel ist: Aus den Bereichen „Kopf" und „Verhalten" zählt nur der schlechtere von beiden – und gerade diese beiden werden im Termin oft zu schwach geschildert, weil man sie nicht sieht wie ein steifes Knie. Mehr dazu lesen Sie im Ratgeber Pflegegrad bei Demenz und gleich beim häufigsten Fehler.

Schritt 4: Der Bescheid

Nach der Begutachtung schreibt die Pflegekasse das Gutachten und schickt Ihnen den Bescheid – mit dem Pflegegrad und dem Gutachten als Anlage. Lesen Sie beides in Ruhe durch, auch das Gutachten. Dort steht, wie der Gutachter die sechs Bereiche bewertet hat. Hier sehen Sie, ob Ihr Alltag richtig erfasst wurde.

Und es gibt eine Frist, die für Sie bares Geld wert sein kann: Die Kasse muss innerhalb von 25 Arbeitstagen nach Ihrem Antrag entscheiden. Lässt sie sich ohne triftigen Grund mehr Zeit, schuldet sie Ihnen 70 Euro für jede angefangene Woche Verzögerung. Wenn es eilt – etwa weil Ihr Angehöriger im Krankenhaus liegt und bald nach Hause oder ins Heim soll – gelten sogar kürzere Fristen, dann muss der Gutachter binnen weniger Tage kommen.

Schritt 5: Wenn der Bescheid nicht passt – Widerspruch

Sie sind mit dem Ergebnis nicht einverstanden? Das ist Ihr gutes Recht, und es ist häufiger nötig, als viele denken. Sie haben nach Erhalt des Bescheids einen Monat Zeit, schriftlich Widerspruch einzulegen.

Lassen Sie sich von einer Ablehnung oder einem zu niedrigen Grad nicht entmutigen. Ein Widerspruch lohnt sich oft – gerade dann, wenn das Gutachten Ihren Alltag aus Ihrer Sicht nicht vollständig erfasst hat. Den Widerspruch und die Begutachtung selbst behandeln wir in eigenen Beiträgen ausführlich (folgen in Kürze), weil es da viel richtig zu machen gibt. Für die Begründung im Einzelfall unterstützen Sie Sozialverbände wie VdK oder SoVD und Fachanwälte für Sozialrecht.

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Was ist der häufigste Fehler bei der Begutachtung?

Wenn ich Familien an einer einzigen Stelle warnen dürfte, dann an dieser. Der häufigste Grund für einen zu niedrigen Pflegegrad ist kein Formularfehler. Es ist ein zutiefst menschlicher Reflex.

Stellen Sie sich den Begutachtungstermin vor. Es klingelt, eine fremde Person steht in der Wohnung, es geht um etwas Wichtiges. Was passiert? Mutter oder Vater nehmen sich zusammen. Sie sitzen aufrecht, antworten freundlich, sagen „Ja, das geht schon" – auch wenn es eben oft nicht geht. Manche schämen sich, Schwäche zu zeigen, gerade vor Fremden. Andere haben schlicht einen guten Tag. Und der Gutachter sieht genau diese 30 Minuten.

Das Ergebnis ist bitter: Ihr Angehöriger wirkt selbstständiger, als er ist. Angehörige schildern diese Erfahrung immer wieder sinngemäß so:

„Ich habe der Begutachterin gesagt, dass meine Mutter im Alltag kaum noch zurechtkommt. Aber im Gutachten stand bei vielen Punkten ‚selbstständig'. Sie hatte sich für den Termin einfach zusammengerissen."

Genau deshalb gilt die wichtigste Regel: Zeigen und schildern Sie, was NICHT mehr klappt – nicht, was an einem guten Tag noch geht. Das fühlt sich unangenehm an, fast unloyal gegenüber dem eigenen Vater. Aber es ist nicht respektlos, sondern ehrlich. Sie sorgen dafür, dass die Hilfe ankommt, die Ihr Angehöriger wirklich braucht.

Was hier hilft: dabei sein, ruhig die Wahrheit ergänzen, wenn beschönigt wird, und vorher aufschreiben, wie ein normaler Tag wirklich abläuft – mit allen Stellen, an denen es hakt. Wer mit diesen konkreten Beispielen in den Termin geht, vergisst unter Anspannung nichts Wichtiges.

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Ist der Pflegegrad in jedem Bundesland gleich?

Eine gute Nachricht für die Nerven: Der Pflegegrad selbst ist in ganz Deutschland gleich geregelt. Antrag, Begutachtung, die fünf Grade, die Punktgrenzen, das Pflegegeld – das steht im bundesweiten Pflegegesetz (SGB XI) und ist in Bayern, Hamburg oder Sachsen identisch. Wo Sie wohnen, ändert nichts an Ihrem Pflegegrad und an den Leistungen der Pflegekasse.

Unterschiede gibt es nur bei zusätzlichen Leistungen einzelner Bundesländer – sozusagen einem Bonus obendrauf. Das bekannteste Beispiel:

Wichtig zur Einordnung: So eine eigene Geldleistung ist die Ausnahme. Die meisten Bundesländer haben nichts Vergleichbares. Es lohnt sich aber, einmal kurz zu schauen, ob Ihr Bundesland einen Zuschuss kennt – fragen Sie dazu am einfachsten bei einem Pflegestützpunkt in Ihrer Nähe. Die Beratung dort ist kostenlos und neutral.

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Finden Sie Ihre Situation

Den Pflegegrad zu beantragen ist der erste Schritt. Je nach Lage gibt es danach unterschiedliche Dinge zu beachten. Hier finden Sie den passenden Weg:

• Pflegegrad bei Demenz beantragen. Bei Demenz entscheidet nicht der Körper, sondern Kopf und Verhalten – und genau das wird oft zu niedrig bewertet. Worauf es bei der Begutachtung dann wirklich ankommt.
• Die Begutachtung vorbereiten. Wie ein gutes Vorbereitungsgespräch aussieht, was Sie aufschreiben sollten und wie Sie den Termin ruhig und vollständig durchbringen. (folgt in Kürze)
• Antrag abgelehnt – so legen Sie Widerspruch ein. Schritt für Schritt zum Widerspruch: Frist, Begründung, und wann sich der Gang zu einem Sozialverband oder Anwalt lohnt. (folgt in Kürze)
• Pflegetagebuch richtig führen. Das stärkste und meist unterschätzte Werkzeug für die Begutachtung – mit einer einfachen Vorlage. (folgt in Kürze)